PDF加密教學：Windows、Mac 設定 PDF 密碼的方法

想把一份 PDF 寄給別人，裡面有身分證影本、合約、病歷或薪資單，最基本的保護就是設定密碼。好消息是，這件事不一定要買軟體：Word、LibreOffice 和 Mac 內建的預覽程式都能做，Adobe Acrobat 也有完整的密碼功能。這篇依官方說明，一步步帶你在 Windows 與 Mac 上完成，並說明為什麼要小心「免費線上加密」，以及密碼設好之後該怎麼保管、怎麼傳給對方。

操作路徑依 2026 年 10 月各家官方說明整理；軟體版本不同，選單名稱可能略有差異，請以你畫面上看到的為準。

PDF 加密和密碼保護有什麼不同？

多數人說的「PDF 加密」，其實是替 PDF 設定密碼。但密碼分成兩種，用途完全不同。Adobe 在說明中把 Acrobat 的密碼分成兩類：文件開啟密碼，需要輸入密碼才能開啟並檢視 PDF，限制內容的存取；權限密碼，用來限制 PDF 中的某些功能，例如列印、編輯、複製內容和新增註解（據Adobe 密碼安全性概覽說明） 。

Apple 的預覽程式用的是同樣的邏輯：你可以設定打開文件的密碼，也可以另外設定「擁有者密碼」來管理列印、拷貝文字和加入註解等權限（據Apple 預覽程式密碼保護 PDF說明） 。

類型	擋的是什麼	適合的情境	要注意的地方
文件開啟密碼	沒有密碼的人無法開啟、閱讀	寄送身分證件、合約、薪資單、病歷等私密文件	對方一旦知道密碼，就能看到全部內容
權限密碼（擁有者密碼）	限制列印、編輯、複製或加註解	不希望收件人修改的報價單、制式文件	LibreOffice 說明，權限限制只會被相容 PDF 1.5 的閱讀器遵守，較舊的閱讀器上，限制可能沒有作用（據LibreOffice PDF 匯出安全性說明）
兩者併用	先擋誰能開，再管開了之後能做什麼	要寄給多人、又希望保持原樣的文件	兩組密碼最好不同，並分別保管

**簡單的判斷方法：如果你擔心的是「被不該看的人看到」，就要設文件開啟密碼；如果擔心的是「被別人改掉」，才需要權限密碼。**權限密碼不是用來保密的，這一點很多人會搞混。Adobe 也建議對敏感檔案同時設定文件開啟密碼和權限密碼，以控制存取與限制編輯、列印等操作（據Adobe 密碼安全性概覽說明） 。

設定之前，先想清楚三件事

在動手之前，花一分鐘想以下三個問題，可以少走很多彎路。

1. **對方一定要能打開嗎？**如果收件人只會用手機內建的檔案預覽，太特殊的設定可能讓對方打不開。一般的文件開啟密碼，主流閱讀器都能處理。
2. **我手上有未加密的原檔嗎？**加密後的 PDF 如果忘了密碼，官方工具不會替你解開。請務必先留一份沒加密的原始檔，存在安全的地方（例如加密過的硬碟或雲端帳號）。
3. **密碼要怎麼交給對方？**密碼和檔案不要放在同一封信、同一個對話。細節在後面的「密碼怎麼設、怎麼傳」一節。

我的情況，適合哪一種方法？

不同人手上的檔案狀況不一樣，先對照下表挑出最短的路：

你的情況	建議的做法	為什麼
還有 Word 原檔，電腦是 Windows	Word 匯出 PDF 時勾選密碼加密	一步完成，檔案不離開你的電腦
只有現成的 PDF，用 Mac	預覽程式輸出時設密碼	Mac 內建，不用另外安裝
只有現成的 PDF，用 Windows	桌面版 Acrobat，或先確認能否取得可編輯原檔再用 LibreOffice 匯出	官方或本機軟體都不需要上傳
常常要處理 PDF 的密碼與權限	Acrobat 桌面版	同時支援文件開啟密碼與權限密碼，並可進一步使用憑證加密
一次要寄十幾份檔案	打包成加密壓縮檔（見文末比較）	不用逐份加密，管理一組密碼就好
文件含身分證件、病歷、財務資料	只用本機工具，不用線上工具	避免檔案經過第三方伺服器

Windows：用 Word 匯出時順便加密

如果你的 PDF 本來就是從 Word 製作的，這是最省事的方法：不需要另外裝軟體，在匯出 PDF 的同時就把密碼設好。

依 Microsoft 的說明，操作如下（據Microsoft Office 另存 PDF說明） ：

1. 開啟 Word 文件，選取「檔案」，再選「儲存複本」；如果文件還沒存過，選「另存新檔」或「儲存複本」。
2. 選取「瀏覽」，挑選要存放的位置。
3. 在下拉式清單中選取「PDF」。
4. 選取「其他選項」並進入選項設定。
5. 勾選「使用密碼加密文件」。Microsoft 說明，這個選項是為了限制存取權，使得只有知道密碼的人才能開啟 PDF。
6. 選取「確定」後，Word 會開啟「加密 PDF 文件」方塊，你可以在其中輸入並重新輸入密碼。
7. 選取「儲存」，就會產生已加密的 PDF。

這個方法的優點是 PDF 是由你自己的電腦、自己的 Word 產生，檔案不經過第三方。限制是它只對你手邊有原始 Word 檔的情況有用；如果你只拿到一份現成的 PDF，就要改用下面的工具。另外，這是 Word 的功能，其他辦公室軟體的路徑不同，請以各軟體的官方說明為準。

Windows 與 Mac：用 Adobe Acrobat 設定密碼

如果你已經有桌面版 Acrobat，它能直接對現成的 PDF 加上密碼。依 Adobe 的說明，步驟是（據Adobe 新增密碼至 PDF說明） ：

1. 開啟 Acrobat，並開啟要加密的 PDF。
2. 選取「所有工具」，再選「保護 PDF」。
3. 在左側窗格選取「使用密碼保護」。
4. 在跳出的對話框中，選擇要設定的是「檢視」或「編輯」PDF 時所需的密碼。
5. Adobe 說明，進階選項可以讓你用密碼或憑證加密 PDF。
6. 在密碼欄位輸入密碼，再輸入一次確認。
7. 選取「套用」，並儲存檔案。

Adobe 的建議包括：使用強大且獨特的密碼，結合大小寫字母、數字與特殊字元；避免使用姓名、出生日期等容易猜到的資訊；不要在多個文件重複使用密碼；把密碼存在密碼管理器裡，不要寫下來或用電子郵件分享（據Adobe 密碼安全性概覽說明） 。

Windows 與 Mac：用 LibreOffice 匯出加密 PDF

LibreOffice 是開源的辦公室軟體套件，內含 Writer 文書處理（據LibreOffice 官方網站說明） 。它的做法和 Word 類似：在匯出 PDF 時設定密碼。依 LibreOffice 說明，路徑是「檔案」、「匯出為」、「匯出為 PDF」，然後切換到「安全性」分頁（據LibreOffice PDF 匯出安全性說明） ：

1. 用 LibreOffice 開啟文件，進入「檔案」→「匯出為」→「匯出為 PDF」。
2. 切換到「安全性」分頁。
3. 按「設定密碼」，開啟輸入密碼的對話框。你可以指定開啟 PDF 所需的密碼，也可以另外輸入一組選擇性的密碼，讓檢視者能夠編輯或列印文件。
4. 同一個分頁還有「列印」「變更」「內容」等權限選項，例如不允許列印、不允許變更內容、是否允許複製內容。
5. 完成後匯出。

要注意的是前面提過的限制：權限密碼設定的限制，只會被相容 PDF 1.5 格式的閱讀器遵守，較舊的閱讀器上，限制可能沒有效果（據LibreOffice PDF 匯出安全性說明） 。這個方法適合手邊有可編輯原檔的人；若只有一份現成的 PDF，需要另外的工具。

Mac：用內建的預覽程式加密

Mac 使用者不用另外下載任何軟體。依 Apple 的說明，預覽程式可以用必須輸入才能開啟檔案的密碼來保護 PDF，也可以設定密碼來管理列印、拷貝文字和加入註解等功能的取用權限（據Apple 預覽程式密碼保護 PDF說明） 。

1. 前往 Mac 上的「預覽程式」App，打開 PDF。
2. 選擇「檔案」→「輸出⋯」。
3. 如果想製作以密碼保護的副本、不更動原始 PDF，請為 PDF 輸入新名稱。
4. 按一下「權限」按鈕。
5. 要設定打開 PDF 的密碼，請選取「必須輸入密碼才能打開文件」，輸入密碼，再輸入一次來驗證。
6. 若要設定權限，可以選取動作旁的註記框來允許列印或更動而不需要擁有者密碼；不選取，就代表要求擁有者密碼。接著在「擁有者密碼」區域輸入密碼並驗證，這組密碼可以與前面不同。
7. 按「套用」，再按「儲存」。

Apple 也說明，所做的更動會在下次打開 PDF 時生效；要事後調整，可以選擇「檔案」→「編輯權限」，修改打開密碼、需要密碼才能執行的功能，或更改擁有者密碼（據Apple 預覽程式密碼保護 PDF說明） 。

**實用建議：**步驟 3 的「用新名稱另存」很有幫助。這樣你會同時擁有一份加密副本與一份原檔，原檔另外放在安全的地方，就不怕密碼遺失。

免費線上 PDF 加密工具安全嗎？

搜尋「PDF 加密」，前幾名常常是各種線上工具：上傳 PDF、輸入密碼、下載加密檔，完全不用安裝。方便是真的，但有一個容易被忽略的矛盾：**你把還沒加密的檔案先上傳到別人的伺服器，才換來一份加密版本。**也就是說，在你拿到保護之前，原始內容已經離開你的電腦了。

不同供應商的做法不同。以 Adobe 的線上工具為例，頁面說明，除非你登入並儲存檔案，否則檔案將由 Adobe 伺服器進行安全處理並刪除（據Adobe 線上加密工具說明） 。這類有明確說明的大型供應商，風險相對可以評估。但網路上更多是沒有說明、查不到營運者的小網站。

更需要警覺的是假工具。FBI 丹佛辦公室 2025 年 3 月警告，越來越多詐騙網站以免費線上檔案轉換工具為名，載入惡意程式；這些工具可能真的完成你要的轉檔，但產出的檔案可能含有隱藏的惡意程式，讓犯罪者進入受害者電腦。FBI 說明，這類工具也可能從提交的檔案中擷取個人識別資訊、銀行資訊、加密貨幣資訊、電子郵件與密碼（據FBI 丹佛辦公室 2025 年說明） 。雖然 FBI 談的是轉檔與下載工具，並非專指加密網站，但道理相通：只要你把檔案交給來路不明的網站，就把風險一併交出去了。

下表比較各種做法，方便你判斷：

做法	檔案是否離開你的電腦	需要安裝	比較適合
Word 匯出時加密	否	要有 Word	手上有 Word 原檔
LibreOffice 匯出時加密	否	要裝 LibreOffice	手上有可編輯原檔，想用開源軟體
Mac 預覽程式	否	不用，Mac 內建	Mac 使用者、現成 PDF
Adobe Acrobat 桌面版	否	要裝 Acrobat	常處理 PDF 的人
大型廠商的線上工具	是，上傳到對方伺服器	不用	文件不敏感、偶爾使用
來路不明的線上工具	是，且不知道誰在處理	不一定	不建議

如果真的要用線上工具，至少做到這幾件事

這是本站編輯部的建議，不是官方標準：

1. 只用知名、查得到營運者的供應商，而且最好是你已經信任的公司（例如 Adobe）。
2. 先看它的檔案處理說明：檔案處理後有沒有刪除、保留多久。
3. **文件含身分證字號、病歷、財務資料、合約時，不要用。**這類文件請用本機工具。
4. 不要依網站要求下載「必須安裝」的程式，也不要回答與加密無關的個人資料問題。
5. 用完之後檢查下載的檔案，確認它真的有要求密碼才能打開。

已經用了可疑的線上工具，現在怎麼辦？

如果你事後才發現用過來路不明的網站，不要慌，也不要假裝沒事。FBI 丹佛辦公室針對這類情況給的建議可以當作清單：保持防毒軟體更新，並在開啟收到的任何檔案前先掃描；若已成為受害者，立刻聯絡金融機構，採取措施保護身分與帳戶；用一台乾淨、可信任的裝置更換所有密碼；執行最新的病毒掃描軟體檢查是否被安裝惡意程式，必要時請專業的病毒與惡意程式清除服務處理電腦（據FBI 丹佛辦公室 2025 年說明） 。更換密碼後，重要帳號也建議開啟兩步驟驗證。

要特別留意的是「用乾淨的裝置換密碼」這一點：如果你的電腦已經中毒，在同一台電腦上換密碼，新密碼可能馬上被竊取。選擇防毒軟體時，可以參考〈防毒軟體推薦〉。上傳過的 PDF 如果含個資，也建議依內容提高警覺，留意有沒有陌生來電或冒名的訊息。

PDF 密碼怎麼設、怎麼傳才安全？

密碼是整個保護的唯一一道鎖，鎖本身要夠堅固，鑰匙也不能亂放。

**怎麼設：**Adobe 的建議已經很清楚：強而獨特、混合大小寫與數字符號、不要用姓名或生日、不要在多個檔案重複（據Adobe 密碼安全性概覽說明） 。實務上最方便的方法是讓密碼管理工具替你產生，再由它保管，細節可看〈密碼管理工具推薦〉。如果每份文件都要記一組不同的長密碼，沒有人記得住，所以才需要管理工具。

**怎麼傳：**Adobe 建議，透過安全的通訊方法與收件者分享密碼，以防遭到攔截或不當使用（據Adobe 密碼安全性概覽說明） 。換成日常語言：

• **PDF 與密碼走不同的管道。**PDF 用電子郵件寄，密碼就用電話、簡訊或另一個通訊軟體告知；不要把密碼寫在同一封信的內文或檔名裡。
• 密碼只告訴需要的人，並且在對方收到檔案後，視情況更換新的密碼重發。
• 不要在社群或公開群組貼出密碼。

**忘記了怎麼辦：**這一點要有心理準備。Microsoft 對自家 Word 文件的密碼說明得很直接：如果你遺失或忘記文件密碼，Word 無法幫你找回（據Microsoft Word 密碼保護說明） 。PDF 的情況也不能期待有「忘記密碼」的按鈕。所以請在設定當下就做好兩件事：把密碼存進密碼管理工具，並保留一份沒加密的原檔。網路上宣稱「破解任何 PDF 密碼」的軟體與網站，不但不一定有效，也正是前面提到的惡意程式與資料被竊的高風險來源，本站不建議使用。

密碼保護不能保護什麼？

了解限制，才不會產生錯誤的安全感。以下是本站編輯部整理的幾個盲點，屬於一般性的判斷：

• **檔名、信件主旨與內文。**PDF 內容加密了，但如果你的信件標題寫著「某某人身分證影本」，這些文字仍是明文。檔名與主旨請避免寫出敏感資訊。
• **對方的裝置。**對方輸入密碼打開之後，檔案內容就在他的螢幕上。對方的電腦若中了惡意程式、被別人遠端看到，加密就沒有用了。
• **截圖、拍照與手動抄寫。**特別是只設了權限密碼的 PDF，即使禁止複製文字，也擋不了螢幕截圖。
• **你自己的原稿。**沒加密的原始檔如果放在雲端或共用資料夾，任何人拿到連結就能看到，加密的 PDF 並沒有發揮作用。
• **密碼被誤傳。**密碼和檔案放在同一個對話裡，或被轉傳到群組，保護等於零。

所以加密要搭配另外幾個習慣：只傳必要的內容、只傳給必要的人、用過就刪除不必要的副本。

團隊或公司寄 PDF，可以建立什麼流程？

如果你是人資、行政、會計，每天都要寄含個資的 PDF，與其靠每個人自己記得，不如把做法變成固定的流程。下面是一個簡單的版本，可以依公司規模調整：

1. **分級。**先決定哪些類型的文件一定要加密，例如薪資單、合約、客戶身分資料；哪些可以不用。
2. **統一工具。**指定一種公司認可的做法，例如用 Word 或 Acrobat 匯出加密 PDF，而不是讓每個人各自上網找免費工具。這樣至少能避免有人把客戶資料上傳到不明網站。
3. **密碼規則。**每份文件使用不同的密碼，交由密碼管理工具產生與保管；不要使用員工編號、生日、電話等好猜的資訊。
4. **分開傳送。**檔案走電子郵件，密碼走電話、簡訊或即時通訊，並避免群組。
5. **保留原稿與記錄。**原稿放在受權限控管的位置，並簡單記錄寄給誰、何時寄出、用什麼密碼規則，萬一對方說打不開，才方便處理。
6. **離職與異動。**員工離開時，確認他沒有帶走未加密的原稿與保存密碼的個人記錄，必要時更換相關密碼。
7. **出事先通報。**發現檔案寄錯對象或可能外流，立刻通知主管與資安負責人，並參考〈個資外洩怎麼辦〉的處理順序。

加密後的 PDF，日常怎麼保管？

加密完成不代表事情結束，後續保管同樣重要：

• **加密版與原稿分開放。**加密版可以放在寄送用的資料夾，原稿放在你自己受保護的位置，兩者不要放在同一個雲端共用資料夾。
• **定期清理。**寄送完成、對方確認收到後，若不再需要，就刪除寄出用的副本，避免長期累積在信件匣、下載資料夾與桌面。
• **備份也要受保護。**備份的隨身碟或外接硬碟若遺失，裡面的原稿就會曝光。備份硬碟本身也應該加密，做法在〈資料夾、Excel、Word、壓縮檔加密教學〉。
• **換手機、換電腦前。**確認密碼管理工具已經同步，否則新裝置上找不到密碼，舊檔案就成了打不開的檔案。

常見錯誤與疑問

常見想法	比較合理的看法
「設了權限密碼，別人就不能看內容」	權限密碼不是用來保密的。要擋的是閱讀，必須設文件開啟密碼
「加密過了，就可以隨便傳」	密碼若跟檔案一起寄、或被轉傳給不相干的人，保護就失效了。Microsoft 在 Excel 的說明中也提醒，散布含敏感資訊（如信用卡號碼）的受密碼保護檔案並不一定安全（據Microsoft Excel 檔案保護說明）
「PDF 加密後，內容就不會外流」	對方打開後，仍然可以截圖、拍照或手動抄寫。真正敏感的資料，只該給必要的人看
「線上工具方便，大家都用，應該沒事」	方便不代表安全。檔案要離開你的電腦，含個資與機密的文件請用本機工具
「密碼設簡單一點比較好記」	太簡單的密碼容易被猜到，而且重複使用會連帶危及其他檔案與帳號

哪些 PDF 值得加密？先分清楚風險

不是每一份 PDF 都要加密，但有些內容一旦外流，後果很難收拾。台灣個資法第 2 條列舉的個人資料，包括姓名、出生年月日、國民身分證統一編號、護照號碼、特徵、聯絡方式、病歷、醫療、健康檢查、財務情況，以及其他得以直接或間接識別該個人的資料（依個人資料保護法測試） 。下面這張表，是本站編輯部依這些類別整理的實務建議：

文件類型	外流的風險	建議做法
身分證、護照、居留證影本	可被拿去冒名申請或詐騙	非必要不寄；必須寄時加密、遮蔽不需要的欄位，並在影本上註明用途
薪資單、扣繳憑單、銀行對帳單	洩露財務情況與帳號資訊	設文件開啟密碼，密碼另外傳送
病歷、診斷證明、檢驗報告	洩露健康與醫療資訊	只傳給必要的人，加密後分開傳送密碼
合約、報價單、標案文件	商業機密、價格外洩	文件開啟密碼加權限密碼，限制複製與編輯
公開的產品型錄、簡章	沒有秘密可言	不需要開啟密碼；若怕被改，才設權限密碼

一個重要的觀念是：**能不寄的資料，就是最安全的資料。**加密是在「必須傳送」的前提下，把風險降低，並不能讓外流變得沒有後果。

加密後的 PDF 打不開，怎麼排除？

最常見的情況不是檔案壞了，而是密碼輸入的問題。可以依序檢查：

1. **輸入法與大小寫。**密碼通常區分大小寫；注音或全形輸入法下打出的字元，可能與你設定時不同。請切換成英文半形再試。
2. **複製貼上時夾帶了空格。**從信件或對話複製密碼時，前後常會多出一個空白。
3. **對方的閱讀器太舊。**LibreOffice 的說明提到，權限限制只對相容 PDF 1.5 的閱讀器有效，較舊的閱讀器上，限制可能沒有作用（據LibreOffice PDF 匯出安全性說明） 。遇到打不開或限制失靈，先請對方換用較新的 PDF 閱讀器或 Acrobat。
4. **檔案在傳送途中損毀。**請對方重新下載，或改用另一個管道傳送。
5. **手機上開不開得起來。**手機上的 PDF App 種類很多，本站未逐一核對各家對密碼的支援情況。比較保險的做法是：先在電腦上用上面說的官方工具設好密碼，再傳到手機，並在寄出前至少用一台不同的裝置試開一次。

如果以上都排除了還是打不開，最大的可能是密碼記錯。這時請翻你的密碼管理工具紀錄，別去相信網路上的「破解」服務。

PDF 加密、壓縮檔加密、Office 加密，要怎麼選？

很多人其實不一定要把檔案做成 PDF 才能加密。依需求不同，有時改用壓縮檔或 Office 檔案本身的密碼，反而更省事：

做法	適合什麼	優點	限制
PDF 開啟密碼	要寄給客戶或外部單位的定稿文件	PDF 閱讀器普遍，版面固定	一次只能加密一份檔案，原稿需另外保存
Word、Excel 本身加密	對方需要繼續編輯的文件	Microsoft 提供「以密碼加密」，不用轉檔（據Microsoft Excel 檔案保護說明）	Microsoft 說明無法擷取忘記的密碼
7z 或 ZIP 加密壓縮檔	同時寄多份檔案、不同格式的資料夾	7-Zip 是免費開源軟體，7z 與 ZIP 格式都支援 AES-256 加密（據7-Zip 官方網站說明）	收件人也要有能解壓縮的軟體

壓縮檔與資料夾的加密，另有完整的設定步驟與限制，可以參考〈資料夾、Excel、Word、壓縮檔加密教學〉。

寄出去之前的檢查清單

1. 確認已設定文件開啟密碼，而不只是權限密碼。
2. 實際打開一次加密後的檔案，確認會要求輸入密碼。
3. 確認原檔已保存在安全的地方，而且與加密檔不放在一起。
4. 確認密碼已存入密碼管理工具。
5. 確認密碼與檔案走不同管道傳給對方。
6. 想一想：**這份文件有沒有必要寄出全部內容？**能只寄需要的頁面，風險就更小。

如果你是要保護的不只一份 PDF，而是整個資料夾、Excel、Word 與壓縮檔，可以接著看〈資料夾、Excel、Word、壓縮檔加密教學〉。萬一已經把含個資的文件寄錯對象，或懷疑檔案外流，處理方式可以看〈個資外洩怎麼辦〉。